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Virtuelle Events veranstalten: Ein Überblick

Die Digitalisierung hat die Veranstaltungsbranche verändert und neue Event-Formate sind entstanden. Virtuelle Events sind populärer denn je. Nicht erst seit Beginn der Corona-Krise greifen Unternehmen darauf zurück, einen Teil Ihrer Veranstaltung in den virtuellen Raum zu verlegen. Jedoch wird eine persönliche und menschliche Interaktion weiterhin einen hohen Stellenwert besitzen. Veranstaltungen leben vom persönlichen Miteinander und dem Networking. Jedoch ist es in besonderen Situationen von Vorteil, Ihre Veranstaltung ergänzen zu können. Ein guter Mittelweg ist die Kombination von persönlichem und virtuellem Event mit einer hybriden Lösung. Wenn Sie virtuelle Events nicht als notwendiges Übel, sondern als Chance sehen, dann können Sie wertschöpfende und ereignisreiche Synergien zwischen Event vor Ort und virtuellen Raum schaffen.

Was sind Virtuelle Events?

Ein virtuelles Event ermöglicht den Teilnehmern, die Inhalte einer Veranstaltung, online zu erleben und damit zu interagieren. Dabei ermöglicht Interaktion eine intensivere emotionalere Einbindung sowie die Stärkung des “Live-dabei-sein”-Gefühls, als einen linearen Konsum. 

Diese Art von Events zeichnen sich durch eine sehr hohe geografische Abrufbarkeit aus. Teilnehmer eines virtuellen Events können aus jeder Ecke der Welt kommen, wodurch eine einheitliche Kommunikation zwischen den diesen und uns erforderlich ist. Die Anleitung und Einführung der Teilnehmer vorab und währenddessen, sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Ebenso wie bei persönlichen Veranstaltungen, ist eine sorgfältige Planung der Inhalte essenziell um denkwürdige Momente zu schaffen und Teilnehmer erfolgreich mit einzubeziehen.

Mehrwert von Virtuellen Events

Ein virtuelles Event ist eine Kommunikationsform, die meist kostengünstig und umweltfreundlich ist. Hohe Kosten durch lange Anreisen werden eingespart sowie Kosten für Mitarbeiter, Location, Catering und weitere Verbindlichkeiten, die vor Ort anfallen, entfallen bzw. verringern sich. Der Organisationsaufwand ist zwar geringer, aber Sie sollten diesen bei Ihrer Planung nicht unterschätzen, denn virtuelle Events bieten andere Herausforderungen als bei realen Veranstaltungen. Je nach Typ eines virtuellen Events fallen die Kosten unterschiedlich hoch aus. 

Virtuelle Events ermöglichen es ein größeres und breiteres Publikum zu erreichen. Im Vergleich zu einem Server, der viele tausend Teilnehmer verwalten kann, ist eine Location mit mehreren tausend Teilnehmern sehr kostenintensiv. Zudem ist die Belastung der Umwelt ein weiterer nicht weg denkbarer Faktor.

Aus Sicht der Datenerhebungs-Möglichkeiten durch das Internet können Sie viel einfacher nachvollziehen, wie Ihre Teilnehmer mit dem virtuellen Event interagieren. Wenn Teilnehmer sich via Anmeldecode, bei Passwortschutz und Verschlüsselung, im virtuellen Event einloggen, können Daten wie Teilnehmername, Login-Zeit, Abstimmungsergebnisse und vieles mehr, individuell erhoben werden. Ihre Veranstaltung und Ihr Erfolg wird damit messbar.

Typen von Virtuellen Events

Grundsätzlich können virtuelle Events intern als auch extern sein. Bei internen Events werden Informationen innerhalb des Unternehmens veröffentlicht. Ziel ist es, eine Botschaft an das gesamte Unternehmen weiterzugeben, wenn die Mitarbeiter sich nicht alle am selben Ort versammeln können. Externe dagegen, vermitteln Informationen für Personen außerhalb Ihres Unternehmens und erfordern eine höhere Audio- und Video-Qualität vom gesamten Event. Sowohl interne als auch externe können in verschiedene Formate eingeteilt werden

1. Hybride Events

Hybride Events sind eine Kombination aus Veranstaltung vor Ort und Online-Übertragung derselben. Hierbei ist der Vorteil einer hohen geografischen Erreichbarkeit der Zuschauer, welche nicht am Event direkt teilnehmen können. Bei Ihrer Planung eines hybriden Events müssen Sie einen Dienstleister vor Ort haben, der szenisch mit Audio- und Videotechnik Ihr Event einfängt und via Internet dem virtuellen Raum bereitstellt. Für kleinere Produktionen können Sie eine eigene Kamera bzw. Webcam nutzen und in die Welt hinaus streamen. Einfache Streams über diverse Plattformen, wie YouTube, Facebook usw. sind heute möglich. Jedoch sollte der Aufwand mit zusätzlichen Wünschen und Anforderungen steigen, was die Veranstaltung virtuell und normal leisten soll. Dann wird es für Sie schon technisch und monetär aufwendiger ein solches Setup selbst bereitzustellen.

Hybrides Event mit Publikum und zwei Sprechern von Canon

2. Virtuelle Konferenzen

Virtuelle Konferenzen sind Besprechungen mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen im virtuellen Raum. Bei virtuellen Konferenzen sind wir als Dienstleister nicht immer Vor-Ort. Für diese Art der Übertragung sorgen wir für das technische und visuelle Zusammenspiel der Audio- und Videosignale, die wir von Ihnen bekommen. Wir mischen alle Quellen und Signale, auch Präsentationen, zusammen und streamen diese auf eine individuelle Website. Das kann zum Beispiel bei YouTube, aber auch auf Ihrer eigenen Webpräsenz oder einer von uns bereitgestellten Website sein. 

Virtuelle Konferenz mit vier verschiedenen Sprechern der Global Sepsis Conference

3. Webinare 

In einem Webinar präsentieren ein oder mehrere Referenten Inhalte an Teilnehmer aus der ganzen Welt. In einem einzigen Seminar können gleichzeitig Mitarbeiter, Händler oder Kunden an verschiedensten Standorten geschult werden. Mit Videokonferenz-Tools können Umfragen, Live-Chat, Live-Präsentation und Videos eingespielt werden, welche im Nachhinein als On-Demand-Version bereitgestellt werden können. Mit dieser virtuellen Art von Wissensvermittlung können viel mehr Menschen erreicht werden, als ein Klassenzimmer je schaffen würde.

Komponenten, aus denen ein virtuelles Event bestehen sollte: